Iratkezelés

Az iratkezelés vagy adatmenedzsment az ügyviteli folyamatban valamennyi információ „kapcsolóközpontja”. A ELO iratkezelési megoldásával minden releváns információ, mint amilyenek az e-mailek, dokumentumok vagy bizonylatok, egyetlen ügyviteli folyamat struktúrált részeiként szervezhetőek meg, és egyetlen központi helyen rakhatóak le: ez az ELO archívum.

Valamely iratkötegben a különféle formátumú elektronikus információk egyetlen ügyviteli folyamathoz rendelhetőek hozzá, amelyben általában különféle vállalati részlegek vesznek részt. Ha valamely információk csak papíron állnak rendelkezésre, akkor ezek automatizált módon beszkennelésre kerülnek, ezeket a rendszer felismeri, osztályozza és hozzárendeli a megfelelő iratanyaghoz.

Előnyök:

• Így valamennyi irat bármikor megjeleníthető a képernyőn.
• Azonnali információhoz juthatunk anélkül, hogy hosszasan várakoznunk kellene a keresett iratokra.

Megszokott munkamenet

Az ELO iratkezelési megoldásával való munka nagyban hasonlít a hagyományos munkafolyamatra, így egy irathoz megjegyzések fűzhetőek vagy az dokumentumok lepecsételhetőek. Az irattervek a megszokott archívumi rend – iratszekrény, iratrendező, regiszter - szerint helyezhetoek el. Az sem jártszik szerepet, milyen szisztéma – tárgyi, időrendi, alfabetikus vagy numerikus – szerint kerültek lerakásra az iratok. A felhasználók egyszerűen tájékozódhatnak az irattári tervre támaszkodva, és egy-kettőre megtalálhatják a számukra fontos iratokat, amelyek az akta jelzete mellett megfelelő módon színkóddal is megjelölhetőek.

Előnyök:

• Az intuitív felületnek köszönhetőn az ELO kezelése könnyen és gyorsan elsajátítható.
• A munkatársak gyorsan elfogadják.

Mindemellett nagyteljesítményű keresőfunkciók állnak rendelkezésre, amelyek képesek a teljes iratanyag átvizsgálására. A felhasználó-kezelési funkció lehetővé teszi, hogy az egyes iratokat csak azok a felhasználók láthassák, vagy szerkeszthessék, akik rendelkeznek a megfelelő jogosultságokkal. Az elektronikus aláírás segítségével a dokumentumok az irat létrejöttének folyamatában az elektronikus aláírásokról szóló jogszabályok előírásai szerint jegyezhetőek.

Előnyök:

• Eleget tehetünk a kereskedelemről és a számvitelről szóló törvények előírásaiban megfogalmazott jogi követelményeknek.
• Csökkentjük a vállalati kockázatokat.

Garantált áttekinthetőség

A digitalizált iratok tartalmai azonnal láthatóvá válnak. Valamennyi folyamatorientált tekintetben lényeges információ rendelkezésre áll, függetlenül attól, hogy ezek papíron vagy digitálisan keletkeztek:

• Ezek a központi archívumban írásvédetten, visszakövethetően, hamisításvédett és újra fellelhető formában kerülnek kezelésre.
• Lehetővé válik a folyamatos és maradéktalan adatorzés.
• Az ügyviteli folyamatokat workflowk irányítják és teszik átláthatóvá, az eredmény: átláthatóság, követhetőség és hatékonyság.

A digitális irat ezután nem csak a legkülönfélébb információk megorzési helye, hanem sokkal több annál: irányítási eszköz az ügyviteli folyamatban.