Dokumentumok létrehozása és kezelése

A vállalti információk mintegy 80 százaléka strukturálatlan formában áll rendelkezésre. Eme tartalmak nagy része PDF formátumú vagy Microsoft Office dokumentum vagy elektronikus levél. A dokumentumok létrehozása ma gyakran igen magas költséggel és ráfordítással történik.

Dokumentumok létrehozása

Az ELO rendszere minden olyan szükséges funkcióval és eszközzel ellátja a felhasználót, amely a dokumentumok létrehozásához szükséges. A dokumentum létrehozásakor rendelkezésre áll a verziókövetés és az irattárba be, illetve az onnan való kiléptetés funkcionális lehetősége, ami átláthatóvá és követhetővé teszi az elvégzett változtatásokat.

A dokumentumok szükség esetén egyszerűen továbbíthatóak elektronikus levélbe foglalt hivatkozás formájában vagy az ELO rendszerében alapelemet képező integrált workflow funkciók keretében standard vagy ad-hoc-workflowba ágyazva. A fontos dokumentumok elektronikus aláírással kerülnek kibocsátásra. Amennyiben az információkat webes bázison kell közzétenni, ezek az ELO WCM segítségével egyszerűen átemelhetőek a hierarchikus irattári rendszerből bármely internetes oldalra.

Dokumentumkezelés

Központi vállalati adattárolóként az ELO rendszere lehetővé teszi bármely egyéb ügyviteli alkalmazás zökkenőmentes és maradéktalan integrálását. Ennek segítségével lehetővé válik, hogy különféle információkat és dokumentumokat, például számlákat, ügyfélajánlatokat, szerkezeti rajzokat vagy az ezeket kísérő elektronikus levelezést folyamatorientált módon bocsássuk munkatársaink rendelkezésére anélkül, hogy külön belépnénk minden egyes üzleti alkalmazásba.

Az ELO egymásra épülő irattári szerkezete megfelel a megszokott hagyományos munkafolyamatoknak és irodai gondolkodásmódnak. A dokumentumok regiszteres iratrendezőkben vannak elhelyezve, amelyek viszont iratszekrényekben találhatóak. Az irattár – iratszekrény – iratrendező – regiszter szerkezet lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy a dokumentumokat szinte ösztönösen a megfelelő irattári helyükre tegye be.