Reconnaître & classer

De nombreuses entreprises doivent relever un grand défi : la gestion des documents sur papier comme les factures, les bons de livraison, les contrats ou les documents d'accompagnement. Ceux-ci contiennent souvent des informations précieuses qui sont très importantes pour tous les services de l'entreprise.

Reconnaissance optique de caractères

ELO OCR permet de scanner les documents et d'effectuer un archivage automatique avec indexation, ce qui rend inutile le traitement manuel des documents. OCR offre également un autre avantage considérable : la recherche en texte intégral dans les documents TIF. Il est ainsi possible de rechercher dans les documents scannés dans l'intégralité du contenu des documents, et pas seulement dans le masque d'indexation. Une recherche ciblée et rapide est donc garantie.

Saisie intelligente des documents

Une fois que les documents ont été scannés et que les informations d'indexation ont été obtenues, il faut les classer et les contrôler de manière appropriée. Prenons le cas d'une facture : une fois les différentes positions de la facture reconnues, il serait envisageable de synchroniser la facture avec un système ERP afin de vérifier si une commande existe et si la facture correspond bien à la commande.

Dans le meilleur des cas, la facture pourrait être ainsi comptabilisée de manière entièrement automatisée. Un autre exemple de saisie et de classification de documents est l'arrivée du courrier : les e-mails sont saisis et classés, puis affectés automatiquement à un collaborateur ou à une opération. ELO DocXtractor a été spécialement conçu pour la reconnaissance intelligente des informations dans des documents mal structurés.