Créer & gérer

Dans les entreprises, près de 80 % du contenu est mal structuré. Il s'agit en majorité de fichiers PDF, de documents Microsoft Office et d'e-mails. Aujourd'hui, les documents sont encore souvent créés de manière très complexe.

Créer des documents

ELO met à la disposition de l'utilisateur toutes les fonctions et tous les outils nécessaires à la création de documents. Le versionnage et les fonctions de check-in/check-out créent la transparence dans les modifications effectuées.

Les documents sont envoyés si nécessaire par e-mail sous forme de lien, ou bien des workflows standard ou ad hoc sont initiés avec les fonctions de workflow intégrées en standard dans ELO. Les documents importants sont pourvus d'une signature électronique. Si les informations doivent être publiées sur le web, ELO WCM est en mesure de les publier sur une page web à partir de la structure d'archivage hiérarchique.

Gérer des documents

En tant que référentiel d'entreprise central, ELO permet l'intégration transparente dans toutes les autres applications de l'entreprise. Grâce à ce procédé, toutes les informations et tous les documents liés à une opération comme les factures, les devis adressés aux clients, les dessins techniques ou la correspondance par e-mail sont mis à la disposition du collaborateur sans qu'il ait besoin de changer d'application.

La structure d'archivage hiérarchique dans ELO répond au mode de travail et de réflexion habituel et traditionnel. Les documents se trouvent dans des classeurs avec un registre, alors que les classeurs se trouvent dans des meubles-classeurs. La structure comprenant archives, armoires, classeurs et registres permet à l'utilisateur d'archiver intuitivement les documents au bon endroit.