Erstellen & Verwalten

Nahezu 80% des Contents in Unternehmen liegt in unstrukturierter Form vor. Zu einem sehr großen Anteil liegt dieser Content in Form von PDF, Microsoft Office Dokumenten oder E-Mails vor. Die Erstellung von Dokumenten geschieht heute oft noch auf teilweise sehr aufwendige Art und Weise.

Dokumente erzeugen

ELO stellt dem Anwender alle notwendigen Funktionen und Werkzeuge zur Vefügung, die für die Erstellung von Dokumenten benötigt werden. Beim Erstellen stehen mit Versionierung und Check-in/Check-out Funktionen zur Verfügung, um die getätigten Änderungen transparent und übersichtlich machen.

Dokumente werden bei Bedarf einfach per E-Mail als Link versendet oder es werden mit den in ELO standardmäßig integrierten Workflowfunktionen Standard- oder Ad-hoc-Workflows initiert. Wichtige Dokumente werden mit der elektronischen Signatur versehen. Müssen Informationen webbasiert veröffentlicht werden, so kann mit ELO WCM einfach aus der hierarchischen Ablagestruktur in eine Webseite publiziert werden.

Dokumente verwalten

Als zentrales Unternehmens Repository ermöglicht ELO die nahtlose Integration in alle weiteren Geschäftsanwendungen. Damit ist es erst möglich, unterschiedliche Informationen und Dokumente wie beispielsweise eine Rechnung, ein Kundenangebot, eine Konstruktionszeichnung oder begleitende E-Mail Korrespondenz vorgangsbezogen dem Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen, ohne in jede einzelne Geschäftsanwendung zu wechseln.

Die hierrarchische Ablagestruktur in ELO entspricht der gewohnten, traditionellen Arbeits- und Denkweise. Dokumente befinden sich in Ordnern mit einem Register, während sich Ordner in Aktenschränken befinden. Die Struktur Archiv, Schrank, Ordner, Register erlaubt es dem Anwender, intuitiv die Dokumente an den richtigen Ablageort abzulegen.