Aktenverwaltung

Die Aktenverwaltung oder Records-Management ist die Schaltzentrale für alle Informationen rund um einen Geschäftsprozess. Mit der Lösung ELO Aktenverwaltung werden alle relevanten Informationen wie beispielsweise E-Mails, Dokumente oder Belege, einem Geschäftsprozess strukturiert zugeordnet und an einer zentralen Stelle, im ELO Archiv abgelegt.

In einer Akte müssen unterschiedliche Formen von elektronischen Informationen einem Geschäftsprozess zugeordnet werden, an dem in der Regel unterschiedliche Unternehmensbereiche beteiligt sind. Liegen Informationen in Papierform vor, so werden diese automatisiert gescannt, erkannt und klassifiziert und anschließend der Akte zugeführt.

Die Vorteile:

  • Alle Akten sind dadurch jederzeit am Bildschirm einsehbar.
  • Sofortige Auskunftsbereitschaft ohne langwierige Aktensuche.

Vertrautes Arbeiten

Das Arbeiten mit der ELO Aktenverwaltung ist eng an die traditionelle Arbeitsweise angelehnt, so können Notizen an eine Akte angebracht werden oder bspw. Vorgänge einen Stempel erhalten. Aktenpläne können in einer intuitiven Aktenablage in Form von Archiv, Schrank, Ordner und Register abgelegt werden. Dabei spielt es keine Rolle, wie die Akten abgelegt werden: systematisch, chronologisch, alphabetisch oder numerisch. Benutzer können einfach durch einen Aktenplan navigieren und finden schnell die relevante Akte, die neben einem Aktenzeichen entsprechend farblich gestaltet werden kann.

Die Vorteile:

  • Schnelles Erlernen des Umgangs mit ELO dank intuitiver Oberfläche
  • Hohe Mitarbeiterakzeptanz

Darüber hinaus steht eine leistungsstarke Suche zur Verfügung, um in den gesamten Akten zu recherchieren. Die Benutzerverwaltung stellt sicher, dass alle Personen genau die Akten sehen und bearbeiten können, für die sie die entsprechenden Rechte besitzen. Mit der digitalen Signatur können Dokumente im Entstehungsprozess gemäß dem Signaturgesetz elektronisch unterschrieben werden.

Die Vorteile:

  • Rechtliche Anforderungen nach HGB oder GOB werden eingehalten.
  • Das unternehmerische Risiko wird gesenkt.

Übersicht garantiert

Schnell werden die Potentiale einer Digitalen Akte sichtbar. Alle vorgangsrelevanten Informationen, unabhängig ob diese in Papierform oder digital vorliegen:

  • sind in einem zentralen Archiv unveränderbar, nachvollziehbar, verfälschungssicher und wieder auffindbar verwaltet.
  • Eine durchgängige und konsistente Datenhaltung ist dadurch möglich.
  • Geschäftsprozesse werden von Workflows gesteuert und abgebildet und sind damit transparent, nachvollziehbar und effizient.

Die digitale Akte ist somit nicht nur eine Aufbewahrung unterschiedlichster Informationen, sie wird vielmehr zum Steuerungsinstrument für einen Geschäftsprozess.



Siehe auch Kundenreferenz